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Verwaltungsassistent/-in – Kantonale Verwaltung Zürich | JobRevolt

Über den Job

Die Kantonsschule Stadelhofen ist ein kantonales Gymnasium mit alt- und neusprachlichem, mathematisch-naturwissenschaftlichem und musischem Profil. Im Jahr 2026 wird die Schule um eine Filiale in Dübendorf erweitert, die im Vollbetrieb 1'300 Schüler/-innen Platz bieten soll und neben dem Kurzgymnasium auch eine Handelsmittelschule und ein Untergymnasium umfassen wird. Für die Aufbauphase der neuen Schulstandorte sowie den anschliessenden Schulbetrieb wird eine initiative und mitdenkende Persönlichkeit als Verwaltungsassistent/-in gesucht.

Aufgaben

Verantwortung für zentrale Bereiche der Schuladministration und Sicherstellung einer zuverlässigen, termingerechten und qualitativ hochwertigen Abwicklung der administrativen Prozesse
Erste Anlaufstelle für Schüler/-innen, Eltern und Lehrpersonen und Gewährleistung eines professionellen und serviceorientierten Betriebs des Sekretariats
Koordination des Tagesgeschäfts, Prioritäten setzen und auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick behalten
Aktive Mitwirkung beim Aufbau der neuen Schulstandorte und selbständige, pragmatische und lösungsorientierte Übernahme anfallender Aufgaben
Entlastung der Adjunktin mbA / Leiterin Zentrale Dienste durch eigenverantwortliche Weiterführung von Aufträgen, zuverlässige Umsetzung von Aufgaben und Unterstützung dort, wo es gerade nötig ist
Projektbezogene Aufgaben, Pendenzen und Termine im Blick behalten und dafür sorgen, dass Vereinbartes zuverlässig vorangetrieben und umgesetzt wird

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) ergänzt durch eine höhere Weiterbildung (wie z.B. FH Studium, Fachausweis oder ähnlich)
Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion, vorzugsweise in einem projektorientierten Umfeld
Rasche Auffassungsgabe sowie eine strukturierte, vorausschauende und selbständige Arbeitsweise
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren und auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
Hohe Eigeninitiative und die Bereitschaft, Aufgaben eigenständig zu erkennen, anzupacken und konsequent zum Abschluss zu bringen
Lösungsorientierte, pragmatische und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität
Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute IT-Kenntnisse der MS-Office-Tools (insbesondere MS Teams)

Rahmenbedingungen

Pensum: 80–100 %
Eintritt: per sofort oder nach Vereinbarung
Arbeitsort: Dübendorf
Präsenz vor Ort erforderlich; Homeoffice ist nicht möglich
Dienstag ist als fixer Arbeitstag gesetzt
Anstellungsbedingungen richten sich nach den personalrechtlichen Bestimmungen des Kantons Zürich
Bewerbung ausschliesslich über das Online-Tool; Angabe des gewünschten Arbeitspensums in den Bewerbungsunterlagen; Bewerbungen ausserhalb des Online-Tools werden nicht akzeptiert
Auskünfte: Frau Carlina Capaul, Adjunktin mbA / Leiterin Zentrale Dienste, ausschliesslich per E-Mail

Benefits

Möglichkeit, in einer aussergewöhnlichen Aufbauphase Verantwortung zu übernehmen und die neuen Schulstandorte aktiv mitzugestalten
Abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung
Kurze Entscheidungswege
Breites Aufgabenspektrum
Möglichkeit, Erfahrungen und Ideen einzubringen und Abläufe mitzugestalten

Verwaltungsassistent/-in

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