Senior Executive Assistant, Operations & Projects

Executive Assistance & Management Support

Operations & Projektkoordination

• Sie unterstützen ein Mitglied der Geschäftsleitung umfassend im operativen Tagesgeschäft und übernehmen eigenständig organisatorische sowie fachlich anspruchsvolle Aufgaben.
• Sie bereiten Informationen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und weitere Geschäftsunterlagen strukturiert und adressatengerecht auf.
• Sie koordinieren die interne und externe Kommunikation, bearbeiten ausgewählte Anfragen und Abklärungen selbstständig und stellen einen professionellen Informationsfluss sicher.
• Sie organisieren und begleiten Sitzungen, dokumentieren Ergebnisse und sorgen für die konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Pendenzen und Fristen.
• Sie übernehmen eigenständig operative Aufgaben sowie ausgewählte interne und externe Projekte und begleiten diese von der Abklärung bis zur Umsetzung.
• Sie koordinieren bereichsübergreifende Themen, stimmen sich mit internen Fachpersonen und externen Partnern ab und stellen eine zuverlässige Umsetzung sicher.
• Sie arbeiten sich in unterschiedliche betriebliche und fachliche Fragestellungen ein, bereiten Sachverhalte auf und unterstützen bei der Erarbeitung pragmatischer Lösungen.
• Sie erkennen Optimierungspotenziale in bestehenden Abläufen, bringen Verbesserungsvorschläge ein und setzen diese nach Möglichkeit selbstständig um.

• Abgeschlossenes FH-Studium oder HF-Abschluss; alternativ eidgenössischer Fachausweis als Executive Assistant.
• Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Koordinations-, Projekt- oder operativen Funktion.
• Ausgeprägtes organisatorisches und analytisches Verständnis sowie die Fähigkeit, sich rasch in neue, auch fachlich komplexere Themen einzuarbeiten.
• Eine äusserst strukturierte, präzise und sorgfältige Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch und ausgeprägtem Blick fürs Detail.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu setzen.
• Eigeninitiative, unternehmerisches Denken und Freude daran, Aufgaben nicht nur zu koordinieren, sondern aktiv voranzubringen und Lösungen umzusetzen.
• Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, sowohl anspruchsvolle fachliche Aufgaben als auch die damit verbundenen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten zuverlässig zu übernehmen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln.
• Offenheit gegenüber neuen Technologien und Interesse daran, digitale Möglichkeiten zur Vereinfachung und Verbesserung von Arbeitsabläufen einzusetzen.
• Erfahrungen oder Berührungspunkte mit dem Versicherungs- oder Gesundheitswesen sind willkommen, jedoch keine Voraussetzung.

• Pensum: 70–100%
• Ort: Zürich, Hybrid
• Medicalculis GmbH, Witellikerstrasse 40, 8008 Zürich

• Vielseitige und verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit einem Mitglied der Geschäftsleitung.
• Abwechslungsreiche Kombination aus Executive Assistance, Organisation und operativen Aufgaben.
• Spannende Einblicke in unterschiedlichste Unternehmensbereiche – von rechtlichen und vertraglichen Fragestellungen über unternehmerische Entscheidungen bis hin zur Weiterentwicklung digitaler Lösungen – mit der Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und mitzuwirken.
• Unternehmerisches Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Kommunikation.
• Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen, Abläufe zu verbessern und Themen eigenständig voranzutreiben.
• Flexible Arbeitsgestaltung mit einer Kombination aus Büropräsenz und Homeoffice.
• Spannendes Geschäftsfeld an der Schnittstelle von Gesundheitswesen, Versicherungen und digitalen Technologien.