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Office Management and Administrative Assistant (80-100%) – Bern | JobRevolt

Über den Job

Die Universität Bern sucht für das Department of Clinical Research (DCR) einen Office Management and Administrative Assistant (80-100%). Das DCR unterstützt als gemeinsame Initiative der Medizinischen Fakultät und des Inselspitals Bern klinische und translationale Forschungskooperationen. Die Stelle unterstützt zentrale administrative Prozesse und Eventmanagement im DCR.

Aufgaben

Kalender-, Sitzungs- und Korrespondenzmanagement für die DCR-Direktion
Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen
Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (Anträge, Verträge, Berichte)
Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen
Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie Reporting zu Departementsinitiativen
Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten
Organisation von Geschäftsreisen und strategischen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
Unterstützung bei Website- und Social-Media-Kommunikation
Erstellung von Kommunikationsmaterialien (Flyer, LinkedIn-Beiträge, digitale Signage, Videos)
Bearbeitung von Anfragen über das Ticketingsystem
Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden und Kunden
Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse
Unterstützung bei Eventlogistik
Organisation von internen Mitarbeiterevents und regelmässigen Sitzungen
Büroorganisation und Tagesgeschäft (Bestellungen, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Dienstleister)
Ansprechperson für das BNF-Programm im DCR

Profil

Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig), Bachelorabschluss von Vorteil
Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld
Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.)
Hohes Mass an Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit
Interesse an klinischer Forschung
Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice)

Rahmenbedingungen

Pensum: 80-100%
Arbeitsbeginn: So bald wie möglich oder nach Vereinbarung
Arbeitsverhältnis: befristet
Arbeitsort: Bern, Department of Clinical Research (DCR), Universität Bern

Benefits

Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Administration
Einblicke in innovative klinische Forschung
Dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz

Office Management and Administrative Assistant (80-100%)

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Aufgaben

Profil

Rahmenbedingungen

Benefits

Skills

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