Office Manager Operations AM/Private Banking / Fest

(Exklusiv) Office Manager Operations AM/Private Banking (100%) / Fest Einleitung Im exklusiven Auftrag unserer Mandantin, einem renommierten, stark wachsenden Finanzdienstleistungsunternehmen (Asset Management, Private Banking) mit sympathischer Unternehmenskultur suchen wir für den Sitz im Herzen des -Seefelds (zentrale und direkte Seelage, Parkplätze vorhanden), ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n vielseitige/n Art der Arbeit Assistenz der Geschäftsleitung und Verwaltungsratsarbeit Planung, Organisation und Protokollierung von Verwaltungsrats- und Generalversammlungen. Unterstützung des CEO bei strategischen und operativen Aufgaben. Finanz- und Buchhaltungsmanagement (Schnittstelle externer Treuhänder) Lohnadministration und Überwachung von Rechnungen, Kreditkarten- und Kreditorenzahlungen. Abwicklung von Rückvergütungen Unterstützung bei Audits Vorbereitung und Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen für Audits. Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Auditterminen, Kommunikation mit externen Prüfern. Organisatorisches und Marketing Führung einer Operations Mitarbeiterin Organisation und Durchführung von Fotoshootings sowie Pflege der Unternehmenswebsite. Erstellung und Anpassung von Marketingmaterialien (z. B. One-Pager). Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien Human Resources (HR) Einrichtung von Arbeitsmitteln für neue Mitarbeitende (z. B. Schlüssel, E-Mail). Anmeldung bei SwissLife, AHV und Beantragung von Kinderzulagen. Unterstützung bei administrativen und organisatorischen HR-Aufgaben. Juristische Aufgaben Verwaltung des Aktienbuchs, Vorbereitung aktienrechtlicher Dokumente und Kapitalerhöhungen. Korrespondenz mit der FINMA z.B. bei Satzungsänderungen und anderen regulatorischen Vorgaben. Erstellung und Verwaltung rechtskonformer Dokumente. Korrespondenz mit Kanzlei und internem Rechtsberater Compliance-Management Betreuung der internen Kontrollsysteme (IKS) und Compliance-Toolbox Erstellung und Verwaltung von Compliance-Berichten sowie Onboarding neuer Kunden. Bearbeitung und Eintragungen im Handelsregister. Unsere Mandantin bietet Ihnen die Chance, ein erfolgreiches Unternehmen im Wachstum zu begleiten und auch in diversen spannenden Projekten mitzuarbeiten. Zudem dürfen Sie sich auf eine sympathische Unternehmenskultur und attraktive Anstellungsbedingungen freuen.