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Executive Assistant to the CEO & Operations Manager – Freienbach | JobRevolt

Über den Job

Die Swiss-Canna Group AG und ihre verbundenen Unternehmen sind in der Schweiz und in Deutschland tätig. Zur Unterstützung des CEO und zur Koordination der operativen Geschäftsabläufe wird eine erfahrene, selbstständig arbeitende und absolut zuverlässige Persönlichkeit gesucht. Diese vielseitige Vertrauensposition bildet die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Buchhaltung, Treuhändern, Rechtsanwälten, Behörden, Aktionären, Lieferanten und externen Partnern.

Aufgaben

Direkte operative und administrative Unterstützung des CEO und der Geschäftsführungen
Selbstständige Bearbeitung, Koordination und Nachverfolgung komplexer Geschäftsvorgänge
Vorbereitung der Buchhaltung sowie Zusammenarbeit mit Buchhaltern, Treuhändern und Steuerberatern in der Schweiz und Deutschland
Erstellung von Auswertungen, Kalkulationen, Intercompany-Rechnungen, Umsatzsteuerübersichten und Jahresabschlussunterlagen
Rechnungs-, Zahlungs-, Fristen- und Vertragsmanagement
Verwaltung und Aufbereitung von Aktionärsdaten, Aktienkaufverträgen, Aktienübertragungen und Unterlagen zu Kapitalmassnahmen
Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, professioneller Geschäftskorrespondenz und Vertragsunterlagen
Unterstützung bei Personaladministration, Arbeitsverträgen, Ein- und Austritten sowie Koordination mit der externen Lohnbuchhaltung
Kommunikation und Koordination mit Behörden, Laboren, Prüfstellen, Versicherungen und externen Fachberatern
Unterstützung bei regulatorischen und gesellschaftsrechtlichen Themen
Koordination von Lieferanten, Dienstleistern, Logistik, Lagerbeständen sowie Import- und Exportvorgängen
Auswertung und Koordination von Shopify-, Amazon- und weiteren Vertriebsdaten
Unterstützung bei Apothekenvertrieb, Produktkalkulationen, Website-, Marketing- und Verkaufsunterlagen
Betreuung und Strukturierung von Microsoft 365, SharePoint, OneDrive sowie internen Dokumenten- und Ablagesystemen
Optimierung bestehender administrativer und operativer Prozesse

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Business-Operations- oder kaufmännischen Schnittstellenfunktion
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel, Outlook, Word, Teams und SharePoint
Gutes Verständnis für vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Verträge und betriebliche Abläufe
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsleitungen, Steuerberatern, Treuhändern und Rechtsanwälten
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
Strukturierte, sorgfältige und absolut diskrete Arbeitsweise
Ausgeprägte Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, sich in neue und komplexe Themen einzuarbeiten
Hohes Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und konsequente Nachverfolgung offener Aufgaben
Erfahrung mit Schweizer und deutschen Unternehmensstrukturen ist von Vorteil

Rahmenbedingungen

Pensum: 80–100 %
Jahreslohn bei 100 %: CHF 95'000 bis CHF 110'000 brutto, abhängig von Qualifikation und Erfahrung
Bewerbungsunterlagen mit Angabe des möglichen Eintrittstermins erwünscht

Benefits

Abwechslungsreiche Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
Vielseitiges Aufgabenfeld über mehrere Gesellschaften hinweg
Raum, bestehende Abläufe aktiv weiterzuentwickeln und zu optimieren
Festanstellung

Executive Assistant to the CEO & Operations Manager

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Aufgaben

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Rahmenbedingungen

Benefits

Skills

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