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Reception Desk Manager & Personal Assistant, 60% temporär (M/W/D) – ODDO BHF (Schweiz) AG | JobRevolt

Über den Job

ODDO BHF ist eine deutsch-französisch-schweizerische Finanzgruppe mit über 150-jähriger Geschichte, im Besitz und unter der Leitung von Philippe Oddo. Mit 3'200 Mitarbeitern und einem Kundenvermögen von mehr als 150 Milliarden Euro verfügt ODDO BHF über drei Hauptgeschäftsbereiche: Private Banking, Asset Management sowie Corporate und Investment Banking. In dieser Position unterstützen Sie den CEO, Head PWM Schweiz und die SMC-Mitglieder administrativ und organisatorisch und vertreten die Leiterin Reception Desk.

Aufgaben

Empfang und Betreuung von Gästen, neuen und externen Mitarbeitern als erste Anlaufstelle
Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe in Deutsch, Englisch und Französisch
Koordination und Verwaltung der Sitzungsräume
Organisieren, Servieren und Aufräumen von Kunden- und internen Mittagessen/Abendessen
Kontrolle und Erstellung der monatlichen Empfangskreditkartenabrechnung
Gäste- und Mitarbeiterausweisverwaltung
Diverse Einkäufe (Büromaterial sowie Kaffee- und Gästebedarf)
DHL-Sendungen und Einschreiben
Kontierung von Rechnungen und Überwachung der Kosten
Bearbeitung der internen und externen Post
Wartung des Firmenwagens
Teilnahme am Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitern sowie Organisation von Treffen und Mittagessen mit der Geschäftsleitung
Organisatorische und administrative Unterstützung des CEO, Head PWM Switzerland und der SMC-Mitglieder
Aktives Management und Koordination der Agenda
Reisemanagement (Planung von Geschäftsreisen)
Organisation und Verwaltung von Gruppenbesuchen
Kontrolle und Erstellung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen
Kontrolle und Erstellung der persönlichen Spesenabrechnungen
Organisation und Planung von internen Meetings, Lunch-Events und externen Off-Sites
Erste Anlaufstelle für interne und externe Partner, Kunden und Bewerbertreffen

Profil

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder vergleichbaren Bereich, mit Interesse an Finanzthemen
Erfolgreiche Erfahrung in einer vergleichbaren Position in der Finanzbranche
Fliessende Deutsch-, Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift
Neugier, Sorgfalt, Ausdauer, Selbstständigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit, ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und ein ausgeprägter Sinn für Service und Spass an Teamarbeit
Gute Beherrschung von Excel, Word, Powerpoint, Outlook

Rahmenbedingungen

Pensum: 60% temporär
Fixe Arbeitstage: Mittwoch bis Freitag
Vergütungspaket zugeschnitten auf Profil und Fähigkeiten
Arbeitgeber setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein

Reception Desk Manager & Personal Assistant, 60% temporär (M/W/D)

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Skills

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